Trabajar de forma remota es una competencia que todos debemos desarrollar porque ha llegado para quedarse.

No importa la posición o responsabilidad que tengas dentro de tu organización, pasa en todos los niveles, así que no te sientas mal por no saber cómo trabajar a distancia. Antes de la Emergencia Sanitaria del COVID-19, trabajar de forma remota era una habilidad que desarrollaban aquellos que preferían los horarios flexibles o cuya actividad les exigía tener alta movilidad. Ahora, sabemos que es una competencia obligatoria que todos debemos desarrollar porque, como muchos líderes empresariales han comentado, la tendencia hacia el trabajo remoto ha llegado para quedarse tanto como sea posible. Por ello, te compartimos estos consejos para tener mejores reuniones colaborativas a distancia.

Entre los requisitos más importantes de saber trabajar a distancia de forma eficiente están: integrar a todos los equipos, mantener la comunicación constante y abierta con todas las áreas de la empresa y asegurarte de que la dinámica de productividad no se detenga. Suena obvio pero, no es tan fácil al momento de la ejecución.

El trabajo colaborativo a distancia es un reto desde su naturaleza, porque exige duplicar los esfuerzos que normalmente se hacen para que un proyecto funcione, explica un artículo de Harvard: la comunicación, la gestión, lidiar con todos los miembros de un equipo y hasta tener una reunión eficiente se torna más complejo.

El trabajo colaborativo se entiende normalmente como personas que trabajan juntas para resolver un problema, crear un producto o brindar un servicio, pero si normalmente es difícil, ¿cómo se logra cuando todos están lejos? La respuesta es apoyarse en las buenas prácticas de management y en herramientas tecnológicas eficientes.

Tecnología para reuniones colaborativas

De acuerdo con la Escuela de Negocios de Harvard, los tres principales retos a vencer son los siguientes:

1. Comunicación
2. Confianza
3. Productividad

Y, para cada uno, hay soluciones precisas. 

1. Comunicación.

Construir relaciones profesionales sólidas es mucho más importante que estar en circunstancias normales de trabajo. Cuando se labora de forma remota, estar en contacto es más importante que nunca. Para ello, utiliza herramientas de comunicación que te permita ver el rostro de tus compañeros como videoconferencias. Evita las llamadas telefónicas y usa plataformas que te permitan trabajar documentos de forma conjunta. Tener reuniones para trabajar, entre todos, un proyecto al mismo tiempo, fortalece el sentido de comunidad, de equipo, los hace sentirse parte del logro y, lo más importante, asegura la eficiencia del proyecto.

2. Confianza.

Es fundamental que exista confianza en el equipo. Saber que cada uno está ejecutando la parte que le corresponde es crítico. Para ello, deja claro cuál es el objetivo del proyecto, qué es lo que deben lograr y cuál es el rol fundamental de cada uno de los integrantes. Bríndales las herramientas tecnológicas para que realicen su labor y motiva el trabajo en equipo. De ahí, la importancia de las reuniones de trabajo conjuntas y de que todos tengan las herramientas tecnológicas para participar en ellas. No olvides que todos deben participar en el trabajo colaborativo, nadie se puede quedar callado. 

3. Productividad.

Te enfrentarás a las dos caras de la moneda, a quienes trabajen menos de lo normal y a quienes pasen aún más horas de lo normal enfrascados en un proyecto. Encuentra el punto medio. Realiza revisiones diarias de actividades y responsabilidades. Asegúrate que cada uno sepa qué debe hacer y que lo ejecute. Que todos sepan quién está cargo de cada acción y reconoce los pequeños logros diarios hacia cumplir la meta. Desarrolla procesos de verificación y avance y se un gran líder de proyecto que no pierde visión de su objetivo.

Recuerda, la comunicación efectiva es fundamental y debes invertir en dotar a tu equipo de la tecnología necesaria para que la productividad no se vea afectada. Si quieres saber más de la tecnología que necesitas para tener un trabajo colaborativo eficiente y promover la productividad, acércate a los expertos que te ayudarán con herramientas high-end que te harán sentir como si estuvieras en la misma sala.